Saby.

Электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция для кадровика

Обновлено: 27 октября 2026 г. · Время чтения: 7 минут

С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для кадровиков это означает, что почти вся работа с кадровыми мероприятиями (приём, перевод, увольнение) теперь ведется в цифровом формате и требует сдачи отчетности в СФР (бывший ФСС). В 2026 году правила остаются строгими: ошибки в формах могут привести к штрафам.

Разбираем пошаговую инструкцию, как правильно вести ЭТК и сдавать отчетность.

1. Кто должен вести ЭТК

Ведение электронных трудовых книжек обязательно для всех работодателей (ООО, ИП с сотрудниками), которые имеют наемных работников. Исключение составляют только те сотрудники, которые написали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (но таких становится всё меньше).

2. Пошаговая инструкция для кадровика

Шаг 1. Получение согласия сотрудника (для новых работников)

При приеме на работу нового сотрудника вы обязаны уведомить его о переходе на ЭТК и получить его согласие в письменной форме.

Если сотрудник согласен — вы вносите запись в электронную книжку и сдаете форму ЕФС-1.
Если сотрудник отказывается — вы продолжаете вести его бумажную трудовую книжку.

Шаг 2. Внесение записи в ЭТК

Все кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение, отпуск по уходу за ребенком) должны быть внесены в электронную книжку. Записи вносятся в информационную систему СФР.

Важно: Срок сдачи отчетности — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (например, приказа о приеме на работу).

Шаг 3. Сдача отчетности в СФР (форма ЕФС-1)

Для сдачи отчетности по ЭТК используется единая форма ЕФС-1. В 2026 году она сдается в следующие сроки:

При приеме на работу или увольнении: не позднее следующего рабочего дня.
При переводе на другую постоянную работу: не позднее следующего рабочего дня.
При предоставлении отпуска по уходу за ребенком: в течение 3 рабочих дней.

Шаг 4. Расторжение трудового договора

При увольнении сотрудника необходимо:

Внести запись в ЭТК об увольнении.
Сдать форму ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
Выдать сотруднику бумажную справку о трудовой деятельности (или выписку из СТД-Р) в день увольнения.

3. Что делать, если сотрудник требует бумажную книжку

Даже если сотрудник пишет заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, вы обязаны вести её параллельно с электронной. При этом все данные о кадровых мероприятиях всё равно нужно сдавать в СФР.

4. Частые ошибки кадровиков

Нарушение сроков сдачи ЕФС-1. Штраф в 2026 году — до 5 000 рублей за каждого сотрудника.
Неверные данные в форме. Ошибки в СНИЛС, ФИО или датах могут привести к отказу в приеме формы.
Невыдача выписки при увольнении. Сотрудник вправе требовать справку в день увольнения, иначе работодателя могут оштрафовать.

Устали от ручной сдачи ЕФС-1 и проверок СФР? Подключите Saby — система автоматически формирует электронные трудовые книжки, проверяет данные и отправляет отчетность в СФР в один клик. Ошибки исключены.

Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию кадрового специалиста. Источник: официальные разъяснения СФР.

← На главную